In Tratos, ci impegniamo a mantenere i più elevati standard di etica, trasparenza e responsabilità nelle nostre operazioni. La nostra Procedura di Segnalazione è progettata per fornire una piattaforma sicura e confidenziale affinché i dipendenti, gli stakeholder e i partner possano segnalare preoccupazioni riguardanti possibili comportamenti illeciti, comportamenti non etici o violazioni delle nostre politiche.
Un soggetto segnalante, qualora abbia il ragionevole sospetto che si sia verificato o che possa verificarsi una delle violazioni indicate al precedente paragrafo 8, ha la possibilità di effettuare una segnalazione con le seguenti modalità:
- indirizzo di posta elettronica odvsrl@tratos.it
- canale postale tradizionale c/o sede della società in Pieve Santo Stefano (Ar), Via Stadio n.2.
Le segnalazioni devono essere circostanziate e fondate su elementi precisi e concordanti, riguardare fatti riscontrabili e conosciuti direttamente da chi segnala, e devono contenere tutte le informazioni necessarie per individuare gli autori della condotta illecita.
Il soggetto segnalante è tenuto quindi a riportare in modo chiaro e completo tutti gli elementi utili per effettuare le verifiche e gli accertamenti necessari a valutarne la fondatezza e l’oggettività, indicando, a titolo esemplificativo e non esaustivo:
riferimenti sullo svolgimento dei fatti (es. data, luogo), ogni informazione e/o prova che possa fornire un valido riscontro circa la sussistenza di quanto segnalato;generalità o altri elementi che consentano di identificare chi ha commesso quanto dichiarato;generalità di eventuali altri soggetti che possano riferire sui fatti oggetto di Segnalazione;eventuali interessi privati collegati alla Segnalazione.
Sebbene la TRATOS SRL in conformità al Codice Etico, ritenga preferibili le segnalazioni trasmesse in forma non anonima, sono, tuttavia, ammesse anche segnalazione anonime.
Le segnalazioni anonime sono accettate solo qualora siano adeguatamente circostanziate e in grado di far emergere fatti e situazioni determinate.
Esse saranno prese in considerazione solo qualora non appaiano prima facie irrilevanti, destituite di fondamento o non circostanziate.
Restano fermi, in ogni caso, i requisiti della buona fede e della veridicità dei fatti o situazioni segnalati, a tutela del denunciato.
Per le segnalazioni non effettuate attraverso la piattaforma Whistleblowing, è disponibile un facsimile di Modulo segnalazione
Procedura di Segnalazione (Whistleblowing)
La nostra Procedura di Whistleblowing (denuncia di irregolarità) è progettata per fornire una piattaforma sicura e confidenziale per i dipendenti, gli stakeholder e i partner per segnalare preoccupazioni riguardanti possibili illeciti, comportamenti non etici o violazioni delle nostre politiche.
Esame e valutazione delle segnalazioni
Il soggetto preposto alla ricezione e all’analisi delle segnalazioni è l’Organismo di Vigilanza (OdV). Lo stesso provvede all’esame nel rispetto dei principi di imparzialità e riservatezza, effettuando ogni attività ritenuta opportuna.
L’OdV svolge direttamente tutte le attività volte all’accertamento dei fatti oggetto della segnalazione. Può anche avvalersi del supporto e della collaborazione di strutture e funzioni aziendali quando, per la natura e la complessità delle verifiche, risulti necessario un loro coinvolgimento, come anche di consulenti esterni, esperti delle tematiche emerse.
In ogni caso, durante tutta la gestione della segnalazione è fatto salvo il diritto alla riservatezza del segnalante.
In sintesi, le attività in cui si articola il processo gestionale delle segnalazioni sono: ricezione, istruttoria ed accertamento.
Ricezione: l’Organismo di Vigilanza riceve le segnalazioni; Istruttoria ed accertamento: l’OdV valuta le segnalazioni ricevute avvalendosi, a seconda della loro natura, delle strutture interne della Società per lo svolgimento degli approfondimenti sui fatti oggetto di segnalazione. Può ascoltare direttamente l’autore della segnalazione – se noto – o i soggetti menzionati nella medesima; ad esito dell’attività istruttoria assume, motivandole, le decisioni conseguenti, archiviando, ove del caso, la segnalazione o richiedendo alla Società di procedere alla valutazione ai fini disciplinari e sanzionatori di quanto accertato e/o agli opportuni interventi sul MOGC.
Ove gli approfondimenti effettuati evidenzino situazioni di violazioni del MOGC e/o del Codice Etico, ovvero l’OdV abbia maturato il fondato sospetto di commissione di un reato, l’OdV procede tempestivamente e senza indugio alla comunicazione della segnalazione e delle proprie valutazioni al Presidente, all’Amministratore Delegato e, alla prima riunione possibile, al Consiglio di Amministrazione e al Collegio Sindacale.
L’OdV, inoltre, informa il segnalante non anonimo sugli sviluppi del procedimento tramite la piattaforma Whistleblowing o con lo stesso mezzo attraverso cui si è ricevuta la segnalazione, tenendo conto dell’obbligo della confidenzialità delle informazioni ricevute, anche per ottemperanza ad obblighi di Legge, che impediscano la divulgazione delle risultanze in ambiti esterni.
Le segnalazioni inviate allo scopo di danneggiare o altrimenti recare pregiudizio al segnalato, nonché ogni altra forma di abuso del presente documento, sono fonte di responsabilità del segnalante, in sede disciplinare e nelle altre sedi competenti, in particolar modo se venga accertata l’infondatezza di quanto segnalato e la strumentale e volontaria falsità di accuse, rilievi, censure, ecc.
A tal fine, qualora nel corso delle verifiche la segnalazione ricevuta si riveli intenzionalmente diffamatoria, nonché la segnalazione si riveli infondata ed effettuata con dolo o colpa grave, in coerenza con quanto sopra descritto, la Società potrà applicare opportuni provvedimenti disciplinari.
Al fine di garantire la ricostruzione delle diverse fasi del processo e la completa tracciabilità degli interventi intrapresi per l’adempimento delle sue funzioni istituzionali, l’OdV è tenuto a documentare, mediante la conservazione di documenti informatici e/o cartacei, le segnalazioni ricevute.
I documenti in formato elettronico sono conservati a cura dell’OdV in modalità protetta e accessibili esclusivamente ai componenti dell’OdV, nonché ai soggetti espressamente autorizzati dall’OdV.
In caso di segnalazioni prodotte in evidente malafede, l’OdV si riserva di archiviare le stesse cancellando i nomi e gli elementi che possano consentire l’identificazione dei soggetti segnalati.
I documenti cartacei sono archiviati presso un luogo identificato il cui accesso è consentito ai componenti dell’OdV, ovvero ai soggetti espressamente autorizzati dall’OdV.
